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為什麼要進行ISO內部審核

在當今競爭激烈的商業環境中，企業都在努力追求卓越，以提高客戶滿意度並降低運營成本。獲得ISO認證已成為許多公司的優先事項，因為它能增強客戶信心並強化內部流程。

但我們如何評估管理系統的有效性並識別需要改進的領域呢？答案在於進行內部審核。這些審核能為管理系統的有效性提供寶貴的洞察，並突顯改進的機會。

什麼是ISO內部審核

根據ISO 19011，審核是一個系統化、獨立且有文件記錄的過程，用於獲取審核證據並客觀評估，以確定審核準則的滿足程度。內部審核的主要目的包括：

1. 確定符合性
2. 評估有效性
3. 識別改進機會
4. 滿足法規要求
5. 支持認證工作

請記住，審核的目標是發現事實，而不是歸咎於人。

ISO內部審核可以應用於ISO9001，ISO27001， ISO14001， ISO45001或其他管理系統。

ISO審核有三種：

1. 內部審核 Internal audit -由公司委派接受過培訓的同事對自己公司進行審核。
2. 供應商審核 2^nd Party audit-公司委派同事去供應商或分判商進行實地審核。
3. 第三方審核 3^rd Audit- 一間獨立認證機構以 ISO 國際標準進行審核，去驗證一間公司的ISO標準符合性。

ISO審核的原則

1. **誠信**：專業精神的基礎；審核員必須誠實負責。
2. **公正表述**：如實準確報告的義務。
3. **應有的專業謹慎**：在審核過程中運用勤勉和判斷。
4. **保密**：保護敏感信息並負責任地使用。
5. **獨立性**：確保審核結論的公正性和客觀性。
6. **循證方法**：依靠系統方法得出可靠的審核結論。

有什麼人參與ISO審核

1. ISO審核組長:主要負責領導整個審核工作
2. ISO審核員:主要審核工作
3. 被審核方:管理層部門負責人及提供文件及記錄給予審核員核對

ISO審核員資歷

培訓: 審核員應接受在審核ISO審核員培訓

學歷方面 :最理想係中學畢業或以上

4個審核階段

1. 預備審核
2. 現場審核
3. 處理審核報告
4. 跟進審核

第1個階段: 預備審核

1. 首先訂明ISO審核計劃
2. 確定審核目的，審核準則及審核範圍
3. 審核時間表列明審核員、審核時間、部門、審核地點、及被審核方
4. ISO審核員應該在審核應審閱有關公司政策,公司手冊及程序文件及及以往的審核報告
5. ISO審核員應準備內部審核清單

第2階段:進行審核

ISO審核員安照審核計劃進行審核。在ISO審核開始時，審核組長、審核員及被審核方舉行一個首次會議。

在會議內審核組長再一次確定

• 審核計劃內時間表、
• 介紹審核小組成員、
• 審核方法及有關審核規則

1. 收集審核證據方法

1. 觀察，了解運作
2. 向被審核方發問及面談-了解實質操作及過程細節

在發問及面談時的小技巧

• 介紹自己及解釋審核目的
• 問一啲開放式問題 , 向被審核方索取文件資料
• 避免爭拗、保持微笑、語調要肯定，
• 保持眼神接觸
• “請比我睇一睇”
• 請冷靜及客觀

2. 核實記錄完整性

由於無時間檢查所有記錄，只可以抽具有代表性的記錄以作判斷。記錄例如報價單、採購紀錄、送貨單、生產記錄、培訓記錄、測試報告、校正記錄…等等。

第3個階段: 處理審核報告

完成現場ISO審核後，審核小組整理有關觀察項及不合格項，發出不合格報告，總結審核結果。

審核組長與被審核及公司ISO 成員舉行一個末始會議，討論有關審核結果及、觀察事項及不合格項，及討論有關跟進程序。

審核發現項分類

1. 大不合格項-整個管理系統崩潰或有嚴重缺陷，或不符合多個ISO9001條文及或其標準條文要求，對客戶滿意有嚴重影響。
2. 不合格項-不符合多個ISO9001條文及或其標準條文要求。
3. 觀察項-輕微偏離公司政策程序，但不影響產品i或服務質素。

不合格報告需要簡潔、清楚和反映事實。

ISO內部審核報告包括

• 審核目的、
• 審核範圍、
• 審核成員、
• 被審核方
• 審核準則、
• 審核地點、
• 審核結果、
• 審核觀察事項

第4階段:審核跟進

在末始會議時，審核組長與審核方應達成協議在指定時間內跟進不合格事項，有關部門進行糾正措施後，審核組長將在評估有關糾正措施的有效性。如果結果滿意，審核組長會現場關閉有關不合格項。

企業嘅成功係一個漫長的旅程，持續改善係不會終結。你需要付出努力時間及人手，維持整個ISO管理系統有效地執行。

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