近呢幾年,生意難做,各行各業面對激烈競爭,服務及產品質素要維持, 又要令到客戶滿意,公司運作不斷改善,所以好多公司都申請ISO9001, ISO27001, ISO14001及 ISO45001管理系統認證。
我們如何知道ISO管理系統表現是否理想及能夠幫助找到改善地方。ISO內部審核係ISO管理系統內是一個非常重要嘅環節。

ISO內部審核

ISO內部審核什麼

根據國際標準ISO 19011要求,,審核是以系統性獨立、 文件化方式去收集及評核審核證據, 而決定審核嘅要求達到有幾多程度。

ISO內部審核可以應用於ISO9001,ISO27001, ISO14001, ISO45001或其他管理系統。

ISO審核有三種:

  1. 內部審核 Internal audit -由公司委派接受過培訓的同事對自己公司進行審核。
  2. 供應商審核 2nd Party audit-公司委派同事去供應商或分判商進行實地審核。
  3. 第三方審核 3rd Audit- 一間獨立認證機構以 ISO 國際標準進行審核,去驗證一間公司的ISO標準符合性。

ISO審核的目的:

  1. 確定係ISO標準嘅符合性
  2. 確定管理標準系統的有效性
  3. 提供改善機會
  4. 滿足合約要求

ISO審核的原則

誠信是專業的基礎-進行審核是以誠實、 謹慎及負責任的態度。

公正及準確地展示審核報告內容-審核總結及審核報告內容真實準確反映公司運作情況。內部審核員需要報告審核過程中遇到重大障礙及審核員和被審核部門之間不能解決的分歧意見。

專業責任-審核員應根據審核嘅重要性,認真及盡力處理。

保密-審核員不應利用審核得來資料獲利或傷害受審核方的利益。

獨立性-公正及客觀審核報告。審核時,不應帶偏有見,不應存有利益上的衝突。

以事實為本-審核內容是可以驗證的。由於審核時間有限,審核內容是來自某個百份比抽樣進行。而抽樣與審核結果的可信性有密切相關。

有什麼人參與ISO審核

  1. ISO審核組長:主要負責領導整個審核工作
  2. ISO審核員:主要審核工作
  3. 被審核方:管理層部門負責人及提供文件及記錄給予審核員核對

ISO審核員資歷

培訓: 審核員應接受在審核ISO審核員培訓

學歷方面 :最理想係中學畢業或以上

4個審核階段

  1. 預備審核
  2. 現場審核
  3. 處理審核報告
  4. 跟進審核

第1個階段: 預備審核

  1. 首先訂明ISO審核計劃
  2. 確定審核目的,審核準則及審核範圍
  3. 審核時間表列明審核員、審核時間、部門、審核地點、及被審核方
  4. ISO審核員應該在審核應審閱有關公司政策,公司手冊及程序文件及及以往的審核報告
  5. ISO審核員應準備內部審核清單

第2階段:進行審核

ISO審核員安照審核計劃進行審核。在ISO審核開始時,審核組長、審核員及被審核方舉行一個首次會議。

在會議內審核組長再一次確定

  • 審核計劃內時間表、
  • 介紹審核小組成員、
  • 審核方法及有關審核規則
1. 收集審核證據方法
  1. 觀察,了解運作
  2. 向被審核方發問及面談-了解實質操作及過程細節

在發問及面談時的小技巧

  • 介紹自己及解釋審核目的
  • 問一啲開放式問題 , 向被審核方索取文件資料
  • 避免爭拗、保持微笑、語調要肯定,
  • 保持眼神接觸
  • “請比我睇一睇”
  • 請冷靜及客觀

2. 核實記錄完整性

由於無時間檢查所有記錄,只可以抽具有代表性的記錄以作判斷。記錄例如報價單、採購紀錄、送貨單、生產記錄、培訓記錄、測試報告、校正記錄…等等。

第3個階段: 處理審核報告

完成現場ISO審核後,審核小組整理有關觀察項及不合格項,發出不合格報告,總結審核結果。

審核組長與被審核及公司ISO 成員舉行一個末始會議,討論有關審核結果及、觀察事項及不合格項,及討論有關跟進程序。

審核發現項分類

  1. 大不合格項-整個管理系統崩潰或有嚴重缺陷,或不符合多個ISO9001條文及或其標準條文要求,對客戶滿意有嚴重影響。
  2. 細不合格項-不符合多個ISO9001條文及或其標準條文要求。
  3. 觀察項-輕微偏離公司政策程序,但不影響產品i或服務質素。

不合格報告需要簡潔、清楚和反映事實。

ISO內部審核報告包括

  • 審核目的、
  • 審核範圍、
  • 審核成員、
  • 被審核方
  • 審核準則、
  • 審核地點、
  • 審核結果、
  • 審核觀察事項

第4階段:審核跟進

在末始會議時,審核組長與審核方應達成協議在指定時間內跟進不合格事項,有關部門進行糾正措施後,審核組長將在評估有關糾正措施的有效性。如果結果滿意,審核組長會現場關閉有關不合格項。

企業嘅成功係一個漫長的旅程,持續改善係不會終結。你需要付出努力時間及人手,維持整個ISO管理系統有效地執行。

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